Kiire vastus on, et veidi suurema dokumentide mahuga ettevõtetel, aga vaatame asjaolusid veidi lähemalt.

Raamatupidamist saab korraldada väga erinevatel viisidel – alates klassikalisest paberil versioonist kuni väga automatiseeritud lahendusteni.

Paberi ja Exceliga saab hakkama lihtsatel juhtudel väikeettevõtetega ja kui arvestatavat kasvuplaani ei ole, siis võib selline variant olla isegi täitsa okei. Siiski võiks tänapäeval olla kasutusel paberivaba lahendus koos kaasaegse raamatupidamise programmiga, millele ettevõtja ka ise ligi pääseb. Selle programmi hinna pärast ei ole vaja muret tunda, sest väiksemad ettevõtted saavad hakkama 10 euroga aasta kohta (eeldab, et ettevõttel on vajalik nö kord aastas raamatupidamine). Igakuise aruandluse korral ulatub programmi kuutasu 10 euroni (tahad teada kuidas saab nii soodsalt, siis võta meiega ühendust). Väikeettevõtted, kes ei ole ka käibemaksukohustuslased, ei peagi rohkem pead vaevama, sest niimoodi on põhivajadused täidetud.

Millisel ettevõttel on mõistlik raamatupidamist automatiseerida?

Kui su ettevõttel on kuus arvestatav hulk arveid (alates 50 tükist), siis esimese sammuna tasub kaaluda dokumendite digiteerimise lahendusi. Nende abil jääb ära väheväärtuslik andmesisestuse osa, mis tehakse nüüd hoopis tekstituvastusprogrammide abil. Raamatupidaja vaatab info üle ja kinnitab arved ning aktsepteerib need raamatupidamise programmi.

(Igal juhul ei peaks sellise mahu juures ettevõtja ise enam maksete infot vähemalt panka ülekannete tegemiseks sisestama. Raamatupidaja lisab selle info raamatupidamise programmi ja saab mõne nupuvajutusega vajalikud maksed panka kinnitamiseks suunata. Kahjuks on ettevõtja poolt käsitsi maksete haldamist veel väga palju näha.)

Teiseks muutub sellise suurusega ettevõtte jaoks mõistlikuks ka e-arvete vastuvõtmise võimaldamine – nii liigub vajalik info kõige kiiremini ja efektiivsemalt. Näiteks teed ehitusettevõtjana ostu Makita tööriistakaupluses ja küsid arve ettevõtte nimele. Nende programm on ühendatud Äriregistriga, mis näitab, et sinu ettevõte võtab vastu e-arveid ja see saadetakse sinu süsteemi automaatselt. Seal süsteemis jääb üle see kinnitada ning suunata seejärel maksmisse. Nii ei lähe ka kuludokumendid kaduma.

Üks võimalikest automatiseeritud lahendustest: Envoice + Smartaccounts

Meie kliendid kasutavad peamiselt Envoice + Smartaccounts lahendust. Envoice võimaldab e-arvete vastuvõtmist ja vajadusel kuluarvetele kinnitusringide loomist (nt töötaja on ehitusmaterjali tellinud ja projektijuht peab lisama oma kinnituse). Envoice abil on võimalik ka algselt paberkujul olevaid kuludokumente digiteerida. Nad on selleks loonud lihtsa ja loogilise äpi, millega pildistades saadetakse info kohe Envoice keskkonda. Jällegi järgneb vajadusel kinnitusring ja raamatupidaja suunab info raamatupidamise programmi.

Envoice kinnitusringi saab mugavalt kasutada ka ostuarvete tasumisele suunamiseks. Kõik ostudokumendid lisatakse raamatupidaja poolt kõigepealt Envoice. Seal kinnitab ettevõtja kuludokumendid endale sobivalt ja raamatupidaja saab kinnitatud dokumentide alusel makse panga suunata. Miks eelistada seda lahendust pangas ülekannete kinnitamisele? Sest Envoice keskkonnas on ka kuludokumenti võimalik mugavalt samal ajal vaadata ja programm võimaldab ka mitme töötajaga kinnitusringe.

Protsess e-arve puhul:

ost poes – e-arve ettevõtte Envoice kontole – ettevõtja kinnitab kulu – raamatupidaja aktsepteerib selle raamatupidamisse ja suunab makse maksetähtajaga panka

Protsess paberarve puhul:

ost poes – äpiga dokumendi pildistamine – pilt liigub Envoice kontole digiteerimisele – ettevõtja kinnitab kulu – raamatupidaja aktsepteerib selle raamatupidamisse ja suunab makse maksetähtajaga panka

Kui sooviksid oma ettevõtte raamatupidamist kaasajastada ja kasutada ära kõiki mugavust lisavaid võimalusi, siis oleme hea meelega abiks uute süsteemide loomisel. Võta julgesti ühendust asjade arutamiseks!

Martin / Nordfinance